Ova radna grupa formirana je na osnovu Zajedničke Deklaracije za uspostavljanje Regionalne kancelarije za saradnju mladih, koju su premijeri šest država Zapadnog Balkana (Srbije, Bosne i Hercegovine, Kosova, Albanije, Makednonije i Crne Gore) potpisali 27. avgusta 2015. godine na Konferenciji o Zapadnom Balkanu koja je održana u Beču. Radnim sastankom moderirali su predstavnici Francusko-njemačke kancelarije za saradnju mladih.
Radna grupa sastavljena je od predstavnika vlada u regionu ali i organizacija civilnog društva, čini je 13 članova (po jedan predstavnik vlade i civilnog društva iz svake države potpisnice) a predstavnik organizacija civilnog društva u Crnoj Gori je Edin Koljenović, koordinator programa dobrog upravljanja.
Prvi sastanak Radne grupe bio je posvećen tim bildingu, diskusiji o načinu rada same radne grupe, definisanju pravila kao i osnovnih pravaca rada u narednom periodu. Prema planu koji je usvojen, Radna grupa će do kraja svog mandata organizovati još tri sastanka (u Tirani, Sarajevu, Beogradu) nakon kojih će morati odgovoriti na brojna pitanja i imati finalni prijedlog ove regionalne organizacije koji će biti ponuđen vladama u regionu.
Radna grupa se tokom trodnevnog sastanka upoznala sa dosadašnjim radom prethodnih radnih tijela, svim dokumenatima koji su kreirani kao i procesom koji se dešava na političkom nivou u regionu. Održani su sastanci sa prestavnicima Francusko-njemačke kancelarije za saradnju mladih, Njemačko-poljske kancelarije za saradnju mladih kao i sa predstavnicima diplomatskih misija država koje učestvuju u procesu, kako bi se razgovaralo o iskustvima ali i izazovima koji radnu grupu očekuju u narednom periodu.
Poslednjeg dana sastanka, Radna grupa dotakla se i onih tema koje će suštinski biti predmet diskusije od narednog sastanka, kao što su Misija, Struktura, Finansiranje i Programi, na osnovu ranijih predloga. U ovoj fazi, radna grupa je identifikovala pitanje sjedišta ove regionalne organizacije kao poseban izazov, posebno zbog toga što je na Konferenciji u Beču po prvi put od strane dvije vlade (Srbije i Albanije) predloženo da sjedište bude u Tirani i Beogradu. Ostale države još uvijek se nijesu izjasnile o tome, a ono predstavlja prvi korak u definisanju svih ostalih pitanja vezano za ovakvu međunarodnu organizaciju.
Ovaj proces zvanično je dio Berlinskog procesa a posebni rezultati očekuju se do naredne konferencije o Zapadnom Balkanu, koja će biti organizovana u Parizu u avgustu 2016. godine.